Администратор по документообороту и работе с персоналом
Описание
Группа компаний «ЛайнерТек» работает в сфере проектирования, строительства и реконструкции подземных инженерных сетей с использованием бестраншейных технологий. Мы восстанавливаем сети методом спиральной навивки ПВХ профиля без раскопок и остановки их работы. Для усиления офисной команды мы приглашаем Администратора по документообороту и работе с персоналом. Вы будете сопровождать коммерческие процессы, а также заниматься организационным обеспечением выездных бригад (проживание, суточные, логистика). Чем предстоит заниматься: 1. Договорная работа и коммерческая документация: Сбор и подготовка спецификаций по заявкам от заказчиков и внутренних подразделений; Формирование коммерческих предложений (КП) на основе технических данных и прайсов; Заключение договоров с внешними заказчиками (согласование условий, проверка реквизитов, оформление); Взаимодействие с поставщиками (в т.ч. по запчастям и материалам) — сбор коммерческих условий, оформление договоров поставки; Регистрация и хранение договоров в электронном и бумажном архиве, ведение реестров. 2. Учёт и оформление первичной документации: Оформление и учёт первичной документации (акты выполненных работ, УПД, счета-фактуры, накладные); Контроль прохождения документов между отделами и контрагентами; Ведение финансовой отчётности в части договоров (сверка сумм, отслеживание оплат и закрывающих документов). 3. Обеспечение проживания мобильных бригад: Поиск и подбор квартир для временного проживания бригад на объектах (в городах присутствия); Заключение договоров аренды с собственниками и агентствами недвижимости; Контроль своевременной оплаты аренды и коммунальных платежей; Взаимодействие с собственниками по текущим вопросам (проживание, ремонт, выселение); Ведение реестра арендованных объектов и учёт расходов на проживание по объектам. Расчёт суточных и иных компенсационных выплат сотрудникам, работающим вахтовым методом или в командировках; Сверка данных с графиками работ и фактическим нахождением бригад на объектах; Подготовка отчётов по расходам на суточные для бухгалтерии и руководства. Мы ждём, что вы: Имеете среднее специальное или высшее образование (предпочтительно экономическое, юридическое или в сфере делопроизводства/логистики); Уверенно владеете Excel (сводные таблицы, работа с большими объёмами данных, расчёты); Знаете правила делопроизводства и документооборота, умеете работать с договорами и первичной документацией; Внимательны к деталям, умеете работать с большим объёмом однотипной документации; Обладаете грамотной устной и письменной речью; Имеете опыт работы с договорами и первичной документацией (от 1 года — приветствуется); Умеете выстраивать эффективные коммуникации. Мы предлагаем: Официальное трудоустройство и социальные гарантии с первого рабочего дня; Стабильная заработная плата; График работы: 5/2; Добровольное медицинское страхование с 6 месяца работы; Ежегодная премия; Перспектива карьерного и профессионального роста; Свободный дресс-код; Современный офис с комфортными условиями; Обучение и развитие (оплата тренингов, семинаров, корпоративная библиотека); Наставничество от опытных коллег; Участие в масштабных проектах; Корпоративные мероприятия (тимбилдинги, выезды на природу, игры); Рабочее место находится по адресу: г. Екатеринбург, ул. Белинского, 83. Ждем Вашего отклика, и до встречи в команде!