Офис-менеджер

Описание

Фонд «Институт "Вега"» был создан в конце 2020 года как совместный проект Московского государственного университета имени М.В. Ломоносова и Группы ВТБ. Наша миссия — развитие финансовой математики в России и за её пределами. Уже шестой год мы последовательно строим образовательную экосистему нового уровня: проводим открытые спецкурсы для слушателей, внедряем специализации по финансовой математике на факультетах МГУ, поддерживаем студенческие научно-практические группы и создаём пространство, где рождаются новые идеи. Стипендии и гранты позволяют талантливым студентам и аспирантам сосредоточиться на главном — учёбе, исследованиях и профессиональном росте. А ежегодные школы и конференции становятся площадкой для диалога науки и практики, объединяя ведущих экспертов и будущих лидеров отрасли. Мы верим, что математика — это язык будущего, и создаём условия, чтобы этот язык звучал ярче и увереннее. В настоящее время открыта вакансия «Офис-менеджер» Обязанности: организация внешних встреч и внутренних совещаний, видеоконференций, оповещение и координация сотрудников, бронирование переговорных комнат, ведение календаря в Outlook; ведение протоколов заседаний, контроль исполнения принятых решений; ведение базы важных дат, своевременное напоминание, подготовка поздравлений; регистрация входящей и исходящей корреспонденции; travel-поддержка команды и участников мероприятий Фонда: покупка билетов, бронирование гостиниц; активно участвовать в поиске, отборе и взаимодействии с подрядчиками: поиск поставщиков, сравнение КП, переговоры, контроль исполнения, приёмка; работа с документами: составление, согласование, организация подписания договоров, актов, организация оплаты счетов, систематизация документов; работа с курьерским службами, оформление пропусков на территорию офиса; выполнять поручения event-менеджера по операционному сопровождению мероприятий Фонда на всех этапах: организация проживания в гостинице и трансферов, работа со списком участников и т.д. организация жизни офиса: закупка расходных материалов (канцелярия, вода, кофе, хозтовары), встреча гостей, взаимодействие с клининговыми службами и подрядчиками. Требования: высшее образование; знание офисных программ (Яндекс 360, Microsoft Office Google forms и других); грамотная устная и письменная речь; умение работать в режиме многозадачности; высокий уровень ответственности; проактивность. Условия: оформление по ТК РФ, конкурентная заработная плата; ДМС после испытательного срока график: пн-пт с 10:00 до 19:00 регулярные выезды со студенческими мероприятиями по России (1-2 раза в год) Ключевые навыки Деловая переписка Английский язык Заключение договоров Грамотная письменная речь Делопроизводство MS Outlook "Мы ищем ответственного, инициативного сотрудника, который сможет взять на себя организацию офисной жизни: закупки, взаимодействие с подрядчиками, документооборот и поддержка мероприятий"