Делопроизводитель в HR-департамент

Описание

Группа компаний «КИРАСА» - российская компания, более 20 лет мы обеспечением безопасность человека во всех сферах жизни — от личной и имущественной до информационной и юридической защиты. Мы предоставляем решения, объединяющие охранное, образовательное, юридическое и IT-направление, чтобы создать единое пространство уверенности, устойчивости и защищённости для каждого клиента. Сегодня мы находимся в поиске Делопроизводителя в HR- департамент Чем предстоит заниматься: - Принимать от сотрудников и руководителей кадровые и связанные с ними документы, проверять их комплектность по утверждённым чек-листам.- Организовывать подписание сотрудниками трудовых договоров, дополнительных соглашений, согласий, заявлений, уведомлений, приказов, должностных инструкций и других документов, подготовленных кадровиком.- Не допускать передачу на оформление неполных, неподписанных или некорректно заполненных комплектов. Возвращать документы на исправление и контролировать устранение замечаний.- Сканировать документы, проверять качество и полноту сканов, присваивать файлам установленные наименования и своевременно передавать их кадровику в Калининград.- Формировать, комплектовать и хранить бумажные кадровые документы в соответствии с утверждённой номенклатурой, правилами доступа и сроками хранения.- Вести реестр движения документов: получение, подписание, передача, возврат оригиналов, размещение в архиве, наличие недостающих документов.- Организовывать отправку оригиналов документов между Магаданом и Калининградом, контролировать отправления и подтверждать получение адресатом.- По поручению кадровика взаимодействовать с сотрудниками по вопросам предоставления документов, ознакомления и подписания. Разъяснять порядок действий, не давая самостоятельных юридических трактовок.- Помогать оформлять приём, перевод, отпуск, командировку, изменение персональных сведений, увольнение и иные кадровые события в пределах утверждённых инструкций и предоставленных полномочий.- Помогать бухгалтеру-расчётчику в Магадане и бухгалтерии в Калининграде собирать и передавать заявления, табели, документы по отсутствиям, отпускам, выплатам и иные первичные документы. Расчёты заработной платы самостоятельно не производить.- Работать в используемых компанией системах — 1С:ЗУП, Bitrix24, Контур, Google Workspace и других утверждённых инструментах — только в рамках выданных прав доступа и должностных полномочий.- Контролировать сроки подписания и передачи документов, вести список незавершённых комплектов и своевременно сообщать кадровику о задержках и рисках.- Соблюдать конфиденциальность, требования к персональным данным и правила хранения документов. Не пересылать кадровые документы через неутверждённые каналы и не хранить их на личных устройствах.- Участвовать в подготовке документов к внутренним и внешним проверкам, кадровым аудитам и сверкам по поручению кадровика.- Поддерживать порядок в кадровом архиве и на рабочем месте, обеспечивать возможность быстро найти оригинал и подтвердить историю его движения. Что важно для нас: Готовность обучаться; Ответственность; Цифровая грамотность. Будет плюсом: Опыт работы в с документами или в бухгалтерии; Навыки работы с первичной документацией; Знание принципов ведения документооборота, правил архивации и хранения документов на данном участке бухгалтерии; Мы предлагаем: Конкурентный уровень заработной платы; Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ; График работы: 5/2, 40-часовая рабочая неделя, выходные: суббота и воскресенье; Работа в офисе компании по адресу: г. Магадан, ул. Якутская, дом 45; Возможность профессионального и карьерного развития в Компании; Эмоционально зрелое руководство, комфортные условия работы внутри коллектива.