Помощник/ассистент руководителя

Описание

"Сфера"— надёжный игрок на рынке сфера деятельности: строительство. Мы реализуем проекты разного масштаба, ценим чёткие процессы, прозрачность и слаженную работу команды. Сейчас мы ищем помощника руководителя, который поможет выстроить операционную работу и освободить время руководителя для стратегических задач. Чем предстоит заниматься Организовывать рабочий день руководителя: планировать встречи, вести календарь, напоминать о дедлайнах, координировать внутренние и внешние мероприятия. Обрабатывать входящую корреспонденцию (почта, мессенджеры, заявки): сортировать, отвечать по шаблонам, передавать профильным сотрудникам, фиксировать статусы. Готовить документы и материалы для совещаний: собирать данные от подразделений, формировать сводные таблицы, презентации, справки, протоколы встреч. Контролировать исполнение поручений: отслеживать сроки, напоминать исполнителям, фиксировать результаты, актуализировать статусы в таск‑трекере. Взаимодействовать с подрядчиками и смежными отделами: согласовывать графики, запрашивать статусы, фиксировать договорённости, помогать с подготовкой договоров и допсоглашений. Вести базу данных и отчётность по ключевым процессам: обновлять реестры, заполнять таблицы, готовить еженедельные и ежемесячные сводки для руководителя. Помогать в подготовке коммерческих и внутренних документов: счетов, спецификаций, писем, шаблонов, формулировок под разные задачи. Оперативно искать информацию, подбирать варианты (подрядчики, площадки, материалы, логистика) и предоставлять руководителю краткие выводы с 2–3 оптимальными вариантами. Мы ждём от кандидата Опыт работы помощником/администратором/координатором от 1 года либо релевантный опыт в смежных ролях (офис‑менеджер, секретарь, ассистент). Уверенное владение MS Office (Word, Excel, PowerPoint), умение работать с календарями и таск‑трекерами (Trello, Notion, Битрикс24, Jira — любой из них). Системность и внимание к деталям: способность держать в голове несколько параллельных задач и не терять ни одну из них. Грамотная устная и письменная речь, умение формулировать мысли чётко и без «воды». Проактивность: не ждать указаний по каждому шагу, а предлагать варианты, предупреждать о рисках и сроках. Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности: спокойно реагировать на срочные правки и меняющиеся приоритеты. Будет плюсом Опыт в строительной/подрядной среде либо понимание специфики договоров подряда, смет, спецификаций и документооборота по проектам. Навыки работы с CRM, 1С, сервисами ЭДО. Понимание базовых принципов планирования сроков и ресурсов (графики, этапы, вехи). Условия работы Формат: [офис / гибрид / удалённо]. График: [5/2, 8‑часовой рабочий день / иной]. Зарплата: [диапазон или «по результатам собеседования»]. Возможности: участие в разных проектах, развитие навыков планирования и координации, понятный рост до старшего ассистента или координатора проектов.