Офис-менеджер, Помощник/ассистент руководителя

Описание

Обязанности: Административная и организационная поддержка руководителя; Ведение календаря руководителя: планирование встреч, согласование времени, напоминания и контроль расписания; Организация деловых встреч и переговоров: бронирование переговорных, подготовка необходимых материалов, организация кофе-брейков и кейтеринга; Организация командировок: приобретение билетов, бронирование гостиниц и трансферов, подготовка необходимых документов; Выполнение текущих поручений руководителя и контроль их исполнения; Подготовка документов, презентаций, писем и иных материалов по поручению руководства; Организация подписания и передачи документов, взаимодействие с контрагентами и курьерскими службами; Ведение входящей и исходящей корреспонденции, систематизация и хранение документов; Обеспечение бесперебойной работы офиса: заказ канцелярии, воды, кофе, хозяйственных принадлежностей и иных необходимых товаров; Взаимодействие с арендодателем, клинингом, техническими и иными подрядчиками; Контроль исправности офисной техники, интернета, систем доступа и другого оборудования; Встреча гостей, клиентов и партнеров компании; Помощь в организации корпоративных мероприятий, поздравлений и внутренних встреч; Организация рабочих мест и административная поддержка новых сотрудников; Решение иных текущих организационных и административных вопросов. Требования: Опыт работы офис-менеджером, помощником руководителя, ассистентом или на аналогичной позиции будет преимуществом; Высокий уровень организованности и способность одновременно вести несколько задач; Умение самостоятельно решать текущие административные вопросы и доводить задачи до результата; Ответственность, исполнительность и внимательность к деталям; Грамотная устная и письменная речь; Уверенное владение ПК и стандартными офисными программами; Умение работать с календарями, электронной почтой, документами и презентациями; Навыки деловой коммуникации и взаимодействия с руководителями, клиентами, контрагентами и подрядчиками; Пунктуальность и умение соблюдать договоренности и сроки; Инициативность и готовность предлагать решения, а не только выполнять поставленные задачи; Доброжелательность, коммуникабельность и умение создавать комфортную рабочую атмосферу в офисе; Соблюдение конфиденциальности при работе с информацией и документами компании; Готовность работать в режиме многозадачности и оперативно реагировать на возникающие вопросы. Условия: Официальное оформление в соответствии с ТК РФ; График работы: 5/2, с 9:30 до 18:30 (график обсуждаем); Комфортный современный офис в центре Москвы по адресу: Страстной бульвар, д. 4; офис находится в минуте ходьбы от станций метро «Чеховская», «Пушкинская» и «Тверская»; Стабильная работа в профессиональной команде; Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности