Личный ассистент

Описание

Формат: удалённо, 5/2, часовой пояс Дубай (GMT+4), с доступностью на срочные вопросы вне графика Оплата: обсуждается по итогам собеседования, зависит от опыта работы с документами и языков Кому нужен ассистент Предприниматель с базой в Дубае и Москве. Направления работают параллельно: Бизнес, связанный с Африкой — агро, реклама, экспорт-импорт: поставщики, контракты, логистика, документы Компании и направления в Дубае, связанные с AI-технологиями и автоматизацией бизнеса IT-продукты — B2B SaaS для event-индустрии и B2C AI-приложение Образовательный проект — курс по AI-автоматизации и вайбкодингу, RU и EN рынки Digital content и личный бренд — Instagram, YouTube, Threads, Telegram. Направление ведёт контент-продюсер, ассистент подключается по организационным вопросам Личные и семейные дела — недвижимость и документы в ОАЭ, России и Европе Штат небольшой: работаю плотно, с командой и узким кругом партнёров и подрядчиков. Ассистент — это не «человек, который ставит встречи в календарь», а второй набор рук на всё, что можно снять с меня. Что предстоит делать Переписка и коммуникация Вести переписку от моего имени: контрагенты, партнёры, банки, юристы, бухгалтеры, поставщики Разбирать входящие: что требует моего решения, что можно закрыть самостоятельно Готовить черновики писем и ответов по вводным от меня — на русском и английском Держать в руках длинные переписки: не терять ветки, возвращаться к тем, кто не ответил Контроль дел Вести единый трекер задач: задача, ответственный, дедлайн, статус Держать в руках чужие сроки: кто что обещал, когда, и почему до сих пор не сделал Отслеживать дедлайны: продления лицензий, визы, платежи, отчётность, сроки по договорам и поставкам Сообщать о проблеме до срыва срока, а не после Каждый день короткий апдейт: сделано, застряло, план на завтра Работа с подрядчиками Общение с исполнителями по всем направлениям: напоминания, сбор результатов, статусы Собирать и сверять счета, вести реестр выполненных работ и сумм к оплате Отслеживать статус поставок и отгрузок, собирать подтверждения от контрагентов Организовывать созвоны между часовыми поясами (ОАЭ, Россия, Европа, Африка, Азия) По контент-направлению — помогать продюсеру с организационной частью: графики съёмок, доступы, файлы, напоминания подрядчикам. Сам контент и стратегия — не твоя зона Документы Готовить и вычитывать договоры, инвойсы, коммерческие предложения, письма по шаблонам и вводным от меня Собирать и вести пакеты документов: регистрационные документы компаний, доверенности, страховые полисы, комплаенс-анкеты для банков и партнёров Вести документы по внешнеторговым сделкам: инвойсы, упаковочные листы, сертификаты происхождения и качества, транспортные документы Вести структурированный архив: Google Drive, понятные имена файлов, версии, чтобы любой документ находился за 30 секунд Календарь, поездки, быт Вести календарь и приоритеты дня, защищать время от мелочи Перелёты, отели, визы, трансферы, страховки — от подбора до брони Личные задачи: покупки, записи, оплаты, бытовые вопросы, вопросы по недвижимости Ресёрч и AI Быстро находить и сводить информацию: подрядчики, поставщики, цены, конкуренты, требования регуляторов Готовить короткие выжимки по вопросу: суть, варианты, что рекомендуешь. Не пересланная ссылка, а готовый ответ Работать через ChatGPT / Claude и другие AI-инструменты — обязательная часть работы, а не бонус Что важно Опыт работы личным ассистентом, помощником руководителя, офис-менеджером или в бэк-офисе — от 2 лет Русский — свободно, английский — от B2/C1. Часть переписки и документов только на английском Опыт работы с юридическими и финансовыми документами: инвойс, договор, доверенность. Не боишься 20-страничного файла Аккуратность в деталях. Опечатка в реквизитах или сумме — это не мелочь Умение вести переписку с людьми, которые не отвечают: настойчиво, но без конфликта Дискретность. Будет доступ к личной и коммерческой информации. Подписываем NDA Самостоятельность: получил задачу — довёл до конца, задал уточняющий вопрос один раз, а не пять Уверенно: Google Workspace, Telegram, Notion или аналог, электронные подписи Будет плюсом Опыт в ВЭД, логистике, экспортно-импортных сделках или агросекторе Опыт работы в компании с несколькими юрисдикциями Арабский, французский или китайский Опыт релокации и работы с UAE-документами: Emirates ID, лицензии, визы Свой опыт жизни или работы в ОАЭ Понимание, как устроено производство контента — чтобы говорить с продюсером и подрядчиками на одном языке Как откликнуться Начни сообщение с фразы «Держу порядок» и пришли: Где работали ассистентом и что конкретно снимали с руководителя Самый сложный процесс или документ, который вели от начала до конца Как ведёте задачи и сроки: в чём, по какой системе Уровень английского и как его подтверждаете Какими AI-инструментами пользуетесь и на каких задачах Часовой пояс и вилку по оплате Тестовое: короткая задача на ресёрч и оформление документа — 60–90 минут, оплачивается. ​