Офис-менеджер
Описание
В наш очень «ламповый» коллектив требуется офис-менеджер / помощник руководителя сметного отдела. О нас Компания «Демер» занимается разработкой проектно-сметной документации для капитального ремонта зданий. Работаем по всей России и уже сделали проекты на 160 объектах в 38 регионах РФ. Сейчас перед нами большая цель — стать №1 на рынке проектирования капитального ремонта. И для этого нам нужен внимательный, ответственный и коммуникабельный человек, который поможет навести порядок в документах, таблицах, коммерческих предложениях и куче важных мелких задач. Почему нам нужен сотрудник Мы растем: увеличивается объем работы, становится больше проектов, документов, поставщиков, экспертиз и проверок. Нам нужен человек, который сможет помогать команде с офисными задачами, документооборотом и подготовкой материалов для сметного отдела. Не переживайте, если раньше вы не работали с конъюнктурным анализом цен, методикой № 421/пр или сметным ПО. Мы научим. Главное — внимательность, ответственность, желание разобраться и не бояться новых задач. Что предлагаем мы трудоустройство по ТК РФ; работа в офисе 80 часов в месяц, остальное время — удалённая работа в режиме home office; своевременная выплата заработной платы; квартальные премии; коллектив позитивных и умных людей без конфликтов, интриг и токсичных личностей; понятные рабочие процессы с инструкциями, формами и шаблонами; обучение и поддержка от коллег; не ругаем за ошибки, а помогаем разобраться и сделать лучше; увеличение зарплаты по мере роста навыков и зон ответственности; индивидуальный план обучения; корпоративная библиотека и обучающий портал; корпоративные бонусы: походы в театр, ужины в ресторане, абонемент в фитнес-клуб. Что нужно будет делать Работа с коммерческими предложениями и поставщиками Собирать коммерческие предложения от поставщиков. Делать скриншоты с сайтов продавцов и производителей для подтверждения цен. Общаться с поставщиками: запрашивать цены, уточнять характеристики, сроки поставки и наличие документов. Проверять, чтобы коммерческие предложения и скриншоты соответствовали требованиям методики от 04.08.2020 № 421/пр. Формировать таблицы конъюнктурного анализа цен. Работа с документами для сметного отдела Формировать в сметном ПО документ электронного формата XML со ссылками на файлы с обосновывающими документами. Подготавливать полный том прайсов при необходимости. Работать с PDF-файлами: объединять, редактировать, сортировать, приводить документы в порядок. Актуализировать конъюнктурный анализ цен по замечаниям экспертизы, заказчика или проверяющих лиц. Вносить корректировки после внутренней проверки сервисом КПСР. Обновлять материалы при выходе уточнений, дополнений или изменений к методике № 421/пр. Офисные и организационные задачи Вести деловую переписку. Организовывать командировки сотрудников. Вести внутреннюю отчетность компании: таблицы, списки, реестры. Взаимодействовать с фрилансерами и подрядчиками. Помогать с заключением договоров. Организовывать печать проектной документации. Помогать в организации встреч команды. Выполнять ещё миллион мелких, но важных задач :) Что мы ждём от соискателя Внимательность к деталям. Ответственность и умение доводить задачи до конца. Коммуникабельность: нужно будет писать, звонить, уточнять и договариваться. Открытость и отзывчивость, готовность прийти на помощь коллегам. Готовность разбираться в незнакомых и новых задачах. Чувство юмора и оптимизм. Уверенное владение Excel / Google Таблицами. Грамотная письменная речь. Умение работать с большим объемом информации. Желание учиться и развиваться. Ключевые навыки Работать с офисными приложениями на уровне уверенного пользователя, особенно Excel / Google Таблицы. Грамотно вести деловую переписку. Обрабатывать большие массивы информации. Работать с PDF-файлами: объединять, редактировать, структурировать документы. Быстро искать информацию в интернете и проверять её. Не бояться звонков поставщикам и уточняющих вопросов. Любить учиться. Техническое образование, навыки работы в AutoCAD, Photoshop или сметных программах будут неоспоримым конкурентным преимуществом. Как будет проходить отбор Будет тест и собеседование. Если вы внимательно прочитали вакансию и хотите откликнуться, начните сопроводительное письмо со слов: «Я точно хочу эту работу и готов пройти дополнительные этапы отбора» Так мы поймем, что вы внимательный человек. Ждём отклик и будем рады познакомиться.