Специалист по строительному документообороту и договорной работе

Описание

Компания «Тимурстрой» занимается строительством коттеджей, производственных и коммерческих объектов, а также реконструкцией действующих предприятий. Мы ищем специалиста, который полностью возьмёт под контроль делопроизводство компании: от договоров и официальных писем до реестров, протоколов, поручений и документов по строительным объектам. Это основная и самостоятельная зона ответственности сотрудника. Главный результат вашей работы В любой момент руководитель должен понимать: — какие документы подготовлены и подписаны; — какие письма направлены и какие ответы ожидаются; — у кого находится документ на согласовании; — какие сроки подходят или уже нарушены; — какие поручения поставлены и выполнены; — где находится оригинал или электронная версия документа. Документы и задачи не должны теряться, зависать без контроля или храниться только в переписке и памяти сотрудников. Что необходимо делать Договорная работа — Подготавливать договоры, дополнительные соглашения и приложения по утверждённым шаблонам; — Заполнять реквизиты, суммы, сроки и другие данные; — Направлять документы на согласование и контролировать сроки рассмотрения; — Организовывать подписание документов сторонами; — Вести реестр договоров и дополнительных соглашений; — Контролировать получение оригиналов и наличие полного комплекта документов; — Систематизировать договоры по контрагентам и строительным объектам. Письма и документы по строительным объектам — Принимать, регистрировать и распределять входящую корреспонденцию; — Готовить исходящие письма заказчикам, подрядчикам и поставщикам; — Оформлять письма по информации руководителя, ПТО и сотрудников строительных объектов; — Контролировать отправку писем, получение ответов и соблюдение установленных сроков; — Вести отдельный реестр переписки по каждому объекту; — Хранить версии документов и подтверждения их направления. Контроль документов и поручений — Фиксировать поручения руководителя и руководителя проекта и договорённости по итогам совещаний; — Назначать ответственных и контролировать сроки исполнения; — Напоминать сотрудникам о приближающихся сроках; — Собирать необходимую информацию у ПТО, прорабов, бухгалтерии и снабжения; — Формировать краткие ежедневные сводки и еженедельные отчёты; — Своевременно сообщать руководителю о просрочках и рисках. Систематизация и архив — Вести электронный и бумажный архив компании; — Формировать понятную структуру хранения документов; — Вести реестры писем, договоров, приказов, актов и протоколов; — Контролировать наличие подписанных документов; — Исключать потерю документов, дублирование и использование неактуальных версий. Кого мы ищем — Опыт работы в строительном делопроизводстве, документообороте, договорном сопровождении или административной координации; — Опыт работы со значительным количеством документов и параллельных задач; — Умение составлять грамотные деловые письма; — Уверенное владение Word, Excel и Google Таблицами; — Системное мышление и внимательность к деталям; — Умение самостоятельно организовывать свою работу; — Способность контролировать коллег и получать необходимую информацию в установленный срок; — Готовность отвечать за конечный результат, а не только за выполнение отдельных операций. Опыт работы в строительной организации, ПТО, службе заказчика или подрядной компании будет существенным преимуществом. Важная особенность работы В компании одновременно ведётся несколько строительных объектов. В течение дня могут поступать новые письма, договоры, запросы от заказчиков и поручения руководителя. Поэтому необходимо уметь: — работать одновременно с несколькими задачами; — быстро переключаться между объектами и документами; — самостоятельно расставлять приоритеты; — фиксировать каждую задачу в системе контроля; — не полагаться только на память и переписку; — доводить вопросы до закрытия даже при высокой загрузке. Эта работа не подойдёт, если вы — предпочитаете выполнять только одну задачу за раз; — теряетесь при изменении приоритетов; — ждёте постоянных напоминаний и подробных инструкций; — фиксируете документы и задачи несистемно; — не готовы самостоятельно контролировать сроки и ответственных; — ищете спокойную работу с небольшим количеством коммуникаций. Что предлагаем — Заработная плата от 70 000 рублей по результатам собеседования; — Оформление по ТК РФ; — График 5/2, с 9:00 до 18:00; — Работа в офисе компании в Обнинске, без удалённого формата; — Понятная зона ответственности; — Возможность выстроить систему документооборота и непосредственно влиять на порядок в компании. Как откликнуться В сопроводительном письме кратко ответьте на три вопроса: С каким объёмом договоров, писем и документов вы работали ранее? Как вы контролируете несколько параллельных задач и не допускаете потери сроков? Был ли у вас опыт работы в строительной, подрядной или производственной компании?