Офис-менеджер (помощник руководителя)

Описание

Обязанности: обработка входящей и исходящей корреспонденции, работа с электронной почтой, регистрация писем; ведение реестров документов по ООО и ИП (фиксация статусов, сроков, ответственных); сканирование и оцифровка документов, формирование электронных архивов, работа с ЭДО; взаимодействие с бухгалтерией: передача первичных документов, контроль комплектности и сроков, согласование данных; взаимодействие с отделом кадров: передача кадровой документации, согласование сроков, контроль возвратов и подписаний; составление и актуализация графиков работ, поставок, оплат, контроль сроков и статусов задач; подготовка и сопровождение документов для участия в закупках (44‑ФЗ/223‑ФЗ), отслеживание сроков подачи и статусов; контроль трат по корпоративным картам: сверка транзакций, проверка подтверждающих документов, контроль соответствия расходов целевому назначению, передача данных в бухгалтерию; выполнение поручений руководителя, участие в оптимизации документооборота между юрлицами. Важно: подготовка исполнительной документации не требуется — только учёт, систематизация, оцифровка и контроль. Требования: опыт административной работы или ведения документооборота от 1 года; уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel — сводные таблицы, формулы, графики), ЭДО, почта; внимательность, аккуратность, умение работать с большими объёмами данных и сроками; грамотная устная и письменная речь; опыт работы с госзакупками (44‑ФЗ/223‑ФЗ) — желательно; готовность работать одновременно с несколькими юрлицами (ООО и ИП); базовые навыки контроля расходов и работы с банковскими выписками — плюс. Условия: стабильный доход: оклад от 100 000 рублей; график: 5/2, с 09:00 до 17:00; комфортные условия: современное рабочее место, оргтехника, поддержка наставника на старте.