Руководитель отдела делопроизводства

Описание

Обязанности: Блок №1. Административно-хозяйственное обеспечение (АХО) Организация бесперебойной работы офиса (канцелярия, хозтовары, питьевая вода, расходные материалы для оргтехники). Взаимодействие с арендодателем/управляющей компанией по вопросам эксплуатации офисных помещений. Контроль чистоты/работоспособности помещений, организация мелкого ремонта и работы уборщицы Блок №2. Структурирование и контроль делопроизводства Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документообороту (положения, инструкции, регламенты) с учетом строительной специфики. Обеспечение полного цикла документооборота: входящая/исходящая корреспонденция, внутренние распорядительные документы (приказы, доверенности, письма). Личное ручное выполнение критически важных задач: подготовка сложных писем, ведение реестров договоров, контроль визирования и согласования документов у руководства, архивация завершенных проектов. Контроль соблюдения сроков исполнительской дисциплины по поручениям руководства. Блок №3. Управление командой (3 человека) Постановка задач, распределение нагрузки и контроль качества работы подчиненных. Обучение сотрудников стандартам работы, проведение инструктажей по работе с документами и оргтехникой. Мотивация команды и решение оперативных кадровых вопросов в рамках отдела. Мы ожидаем, что Вы: Имеете высшее образование. Обладаете опытом управления небольшим коллективом (от 2-х лет) и опытом организации делопроизводства в компаниях от 3-х лет. Желательно: Опыт работы в строительной сфере или девелопменте (знание специфики договоров подряда, форм КС и исполнительной документации будет вашим преимуществом). Владеете персональным компьютером на уровне продвинутого пользователя (MS Office, электронный документооборот, 1С: Документооборот). Обладаете навыками структурирования и оптимизации процессов (от хаоса к порядку). Ответственны, стрессоустойчивы, имеете развитые коммуникативные навыки для взаимодействия с топ-менеджментом и внешними контрагентами. Мы предлагаем: Официальное трудоустройство согласно ТК РФ, полностью «белая» заработная плата. Полный социальный пакет, оплата больничных и отпусков. Комфортабельный офис с зоной отдыха и кухней. Полноценный полис ДМС со стоматологией. Возможность профессионального роста. Стабильность компании-лидера на рынке строительства (более 10 лет успешной работы).