Менеджер (бизнес-ассистент)

Описание

О компанииНаша компания специализируется на импорте автомобилей под заказ.Основное направление - поставка автомобилей из Китая. Также мы активно развиваем импорт автомобилей из Южной Кореи, Европы и других стран, расширяем географию поставок, выстраиваем новые логистические маршруты и партнерские направления.Компания находится на этапе активного роста. В связи с расширением мы ищем менеджера / бизнес-ассистента, который будет работать напрямую с руководителем, помогать в организации текущих процессов и участвовать в развитии новых направлений бизнеса.Нам нужен не просто исполнитель, а ответственный и инициативный человек, который умеет самостоятельно разбираться в задачах, предлагать решения и доводить начатое до результата. Обязанности: В работе будут задачи организационного, административного, аналитического и проектного характера, связанные с текущей деятельностью компании и развитием новых направлений, такие как:Работа с клиентами– встреча клиентов в офисе, организация комфортного приема;– сопровождение клиентов после заключения сделки на всех этапах поставки автомобиля;– информирование клиентов о статусе автомобиля и текущих этапах оформления;– помощь клиентам в подготовке данных и документов, необходимых для оформления и ввоза автомобиля;– содействие в создании китайского номера и решении сопутствующих организационных вопросов;– координация оплаты таможенных пошлин, консультирование и помощь клиентам в процессе оплаты;– оперативное решение спорных и нестандартных ситуаций, возникающих при доставке или передаче автомобиля.Документооборот– подготовка и оформление договоров, дополнительных соглашений и сопутствующих документов;– печать, проверка и передача документов на подписание;– ведение бумажного и электронного архива договоров;– систематизация и хранение документации;– контроль наличия полного комплекта документов по каждому автомобилю;– получение ЭПТС, СБКТС и других документов, необходимых для ввоза и оформления автомобиля;– подготовка коммерческих предложений по запросам отдела продаж.Логистика и сопровождение автомобилей– полная координация логистической цепочки после отправки автомобиля;– постоянное взаимодействие с водителями, перевозчиками, водителями автовозов и эвакуаторщиками;– контроль сроков и этапов доставки автомобилей;– организация встречи, приема и разгрузки автомобилей;– координация прохождения лаборатории и необходимых процедур сертификации;– взаимодействие с таможенными брокерами и представителями таможенных органов;– контроль подготовки документов для таможенного оформления;– сопровождение процесса уплаты таможенных платежей;– организация перегона автомобилей на автомойку, детейлинг, диагностику или другие необходимые работы;– контроль состояния автомобиля после доставки;– фиксация повреждений и решение вопросов в случае обнаружения царапин, дефектов или иных проблем;– взаимодействие с перевозчиками, подрядчиками и сервисными организациями для устранения выявленных недостатков.Работа с поставщиками и подрядчиками– запрос цен и условий поставки сопутствующих товаров у поставщиков;– взаимодействие с подрядчиками по изготовлению номерных рамок, наклеек, пакетов, клиентских подарков и рекламных материалов;– поиск поставщиков и исполнителей под текущие задачи компании;– согласование стоимости, сроков и условий выполнения заказов;– контроль своевременного получения товаров и услуг.Административное обеспечение офиса– обеспечение бесперебойной работы офиса;– закупка воды, канцелярии, хозяйственных товаров и других офисных принадлежностей;– заказ картриджей и организация обслуживания офисной техники;– контроль наличия расходных материалов;– заказ клиентских презентов, пакетов, наклеек, номерных рамок и брендированной продукции;– взаимодействие с поставщиками офисных товаров и услуг;– поддержание порядка и комфортной рабочей атмосферы в офисе;– уход за офисными растениями;– решение текущих хозяйственных и организационных вопросов.Поддержка отдела продаж– оперативная подготовка коммерческих предложений;– сбор информации по запросам менеджеров;– взаимодействие с клиентами после передачи сделки из отдела продаж;– передача менеджерам актуальной информации по срокам, документам, доставке и состоянию автомобилей;– помощь в решении вопросов, возникающих в процессе сопровождения клиента.Первичные HR-функции– размещение вакансий на профильных площадках;– первичный просмотр и отбор резюме;– проведение первого контакта с кандидатами;– предварительная оценка соответствия кандидатов требованиям вакансии;– передача подходящих кандидатов руководителю для дальнейшего собеседования.Дополнительные функции – взаимодействие между клиентами, отделом продаж, водителями, перевозчиками, поставщиками, брокерами, таможней и подрядчиками;– ведение задачи от момента постановки до полного завершения.– выполнение поручений руководителя;– координация нескольких задач одновременно;– контроль сроков исполнения договоренностей;– самостоятельное решение текущих организационных вопросов;Требования- Опыт работы менеджером, бизнес-ассистентом, помощником руководителя или проектным менеджером;- Желательно наличие опыта в сфере параллельного импорта автомобилей;преимуществом будет опыт работы в сфере ВЭД, международной логистики, закупок или автомобильного бизнеса;- Понимание основных этапов импорта автомобилей будет существенным преимуществом;- Умение быстро находить, анализировать и структурировать информацию;способность самостоятельно решать рабочие вопросы и предлагать варианты действий;- Ответственность и внимательное отношение к деталям;- Умение соблюдать сроки и контролировать выполнение задач;- Грамотная устная и письменная речь;- Уверенное владение компьютером и офисными программами;- Умение работать с Excel, Google Таблицами и документами;- Готовность работать в режиме многозадачности;- Опыт использования ChatGPT и других AI-инструментов будет преимуществом.Личные качества- Инициативность;- Самостоятельность;- Системное мышление;- Организованность;- Внимательность;- Коммуникабельность;- Стрессоустойчивость;- Ориентация на результат;- Готовность брать на себя ответственность.Условия- График работы 5/2;- Работа в офисе;- Современный офис в БЦ The Yard;- Адрес: Москва, 1-й Магистральный тупик, 11с1;- Работа напрямую с руководителем компании;- Участие в развитии действующих и запуске новых направлений;- Разнообразные задачи;- Возможность профессионального и карьерного роста;- Стабильная заработная плата;- Долгосрочное сотрудничество.Что мы ожидаем от сотрудникаМы ищем человека, который не будет ждать подробных инструкций по каждому вопросу. Важно уметь самостоятельно погружаться в задачу, находить необходимую информацию, предлагать несколько вариантов решения и контролировать результат.Для нас ценны ответственность, скорость работы, инициативность и желание развиваться вместе с компанией.Как откликнутьсяВ сопроводительном письме кратко ответьте на следующие вопросы:Есть ли у вас опыт работы бизнес-ассистентом, менеджером или помощником руководителя?Есть ли у вас опыт в сфере импорта автомобилей, параллельного импорта или международной логистики?С автомобилями из каких стран или с какими направлениями вы работали?Какие задачи вы выполняли самостоятельно?Почему вас заинтересовала наша вакансия?Отклики с сопроводительным письмом будут рассмотрены в приоритетном порядке!