Координатор проекта / Ассистент проекта / Бизнес-ассистент
Описание
Мы ищем человека, который поможет собственникам и команде держать в порядке административный контур бизнеса. Это не классическая позиция личного ассистента с бытовыми поручениями и не роль «правой руки», которая принимает решения вместо руководителя. Нам нужен системный административный координатор: человек, который умеет держать одновременно несколько рабочих потоков, контролировать сроки, документы и договорённости и не требует ежедневного напоминания о том, что нужно сделать. Главная задача Сделать так, чтобы: задачи и договорённости не терялись; документы вовремя отправлялись, подписывались и возвращались; календарь собственника был актуальным; оплаты не возникали внезапно; по каждой задаче был понятен следующий шаг; партнёрские базы системно пополнялись; информация о компании на внешних площадках оставалась актуальной. Чем предстоит заниматься Административная координация вести и контролировать текущие задачи; отслеживать сроки и договорённости; напоминать ответственным о дедлайнах; фиксировать итоги встреч; готовить простые документы по готовым шаблонам; собирать документы, данные и реквизиты; отправлять документы на согласование и подписание; контролировать их возврат; поддерживать порядок в папках, файлах и рабочих реестрах. Календарь собственника вести календарь; ставить и переносить встречи; заранее видеть пересечения; напоминать о важных встречах и событиях; при необходимости готовить краткую информацию к встречам; фиксировать ключевые договорённости. План оплат вести реестр предстоящих платежей; контролировать суммы, сроки, назначения и статусы; собирать счета и подтверждающие документы; напоминать ответственным о предстоящих платежах; контролировать наличие документов после оплаты. При этом самостоятельно принимать решение об оплате или распоряжаться денежными средствами не нужно. Работа с действующими клиентами отправлять утверждённые счета, документы и материалы; запрашивать необходимые документы и реквизиты; контролировать выполнение согласованных организационных действий; фиксировать вопросы клиентов и передавать их ответственному сотруднику. Продаж, консультаций по продукту и обсуждения коммерческих условий в этой роли нет. Партнёрские каналы искать потенциальных партнёров по заданным критериям; собирать и актуализировать базу; искать контакты; делать первичное касание; отправлять утверждённое партнёрское предложение; фиксировать результат. Если партнёр заинтересован, дальнейшую коммуникацию принимает отдел продаж. Информационные площадки искать профильные площадки, каталоги, рейтинги, сообщества, бизнес-клубы и медиа; вести базу; находить контакты редакторов и администраторов; размещать согласованную информацию о компании; контролировать публикации; проверять актуальность информации. Дополнительная возможность Если вы умеете работать с контентом, можно дополнительно подключить отдельный оплачиваемый блок: работа по готовому контент-плану; сбор материалов; техническая подготовка публикаций; простая нарезка видео; размещение контента. Это не обязательное требование к основной вакансии. Нам подойдёт человек, который очень системный и организованный; умеет самостоятельно планировать рабочую неделю; внимательно работает со сроками, суммами и реквизитами; не теряет задачи после первой постановки; умеет доводить простые задачи до результата без постоянного контроля; спокойно работает сразу с несколькими направлениями; умеет разделять срочные задачи и те, которые можно выполнить пакетно; грамотно пишет; уверенно работает с Google Docs, таблицами и офисными программами; быстро осваивает новые сервисы; умеет соблюдать конфиденциальность. Будет преимуществом Опыт работы: административным координатором; ассистентом проекта; бизнес-ассистентом; помощником руководителя; в CRM; с подрядчиками; с партнёрскими базами; с документооборотом. Как будет выглядеть хороший результат Через несколько месяцев руководителю не приходится спрашивать: «Что с этой задачей?» «Документ отправили?» «Какие оплаты на этой неделе?» «Мы уже писали этому партнёру?» «Где лежит этот документ?» «Нет ли пересечений в календаре?» Координатор сам видит эти вопросы заранее и держит административный контур в порядке. Формат работы удалённо; полная занятость; регулярное недельное планирование; задачи фиксируются в единой системе; короткая еженедельная отчётность; нормальный рабочий ритм без необходимости хаотично переключаться между десятками задач каждую минуту. Доход 60 000 ₽ в месяц — фиксированная часть. Дополнительно: +5 000 ₽ за каждого оплатившего клиента, который пришёл из партнёрского канала, найденного и первично проработанного координатором. При подключении контентного блока: +20 000 ₽ в месяц. Таким образом, доход может быть выше фиксированной части и зависит от дополнительных направлений работы. Что важно Нам нужен не человек, которому ежедневно составляют список действий. Нам нужен координатор, который постепенно заберёт свой административный контур и сможет самостоятельно поддерживать в нём порядок.