Помощник директора/ассистент руководителя

Описание

Ищем помощника директора/ассистента руководителя в офис. Вы станете «правой рукой» по организации рабочего дня руководителя: календарь, поездки, документы, коммуникации, текущие задачи, а также курирование и контроль поручения руководителя другим лицам. Также возьмете на себя роль связующего звена в работе офиса. Нам нужен человек, который сам видит, что нужно сделать, не ждёт подробных инструкций и умеет держать темп. Чем предстоит заниматься: Календарь и коммуникации. Ведение календаря: встречи с партнёрами, клиентами, подрядчиками, инвесторами. Фильтрация входящих: звонки, письма. Подготовка к встречам: повестка, материалы, напоминания, follow-up после. Организация и документы. Деловая переписка. Подготовка презентаций, таблиц, кратких выжимок, справок. Контроль сроков по задачам, договорам, оплатам, отчётности. Простой документооборот: договоры, счета, акты, архив. Организация работы офиса. Контроль поручений руководителя исполнителям. Операционная работа в рамках новых проектов. Поиск и анализ информации при их реализации. Работа с первичной бухгалтерией. Поездки и мероприятия. Организация командировок: билеты, отели, трансферы, маршруты. Бронирование переговорных, ресторанов, мероприятий. Операционная поддержка. Связь с бухгалтерией, юристами, ассистентами команды, партнерами, институтами, подрядчиками. Поиск подрядчиков и сервисов. Решение текущих административных вопросов без лишних согласований Требования: Опыт личным помощником, секретарём или офис-менеджером у руководителя / предпринимателя от 1 года. Высокая самостоятельность: видите проблему — предлагаете решение Дисциплина, пунктуальность, спокойствие в срочных ситуациях Конфиденциальность: доступ к личным и деловым данным. Понимание делового этикета и умения работать с людьми разного уровня Грамотная речь и письмо, умение писать деловые письма «от первого лица» MS Office / Google Workspace/Битрикс24 на уверенном уровне Опыт с календарём, почтой и пр.