Помощник менеджера по документообороту и сопровождению заказов

Описание

Ищем ответственного специалиста, который обеспечит полный цикл документооборота по заказам клиентов: от выставления счёта до передачи закрывающих документов в бухгалтерию. Также в зоне ответственности — работа с контрагентами в 1С, подготовка отчётности по дебиторской задолженности и участие в тендерных процедурах. Это позиция для системного человека, который любит порядок в документах, умеет работать с большим объёмом информации и не боится рутинных процессов. Обязанности: документооборот и работа с заказами:- оформление первичных документов по заказам: счета, счета-фактуры, товарные накладные (ТОРГ-12), универсальные передаточные документы (УПД), акты выполненных работ;- формирование полных пакетов сопроводительных документов для отгрузки продукции;- резервирование и активация счетов в учётной системе, контроль их статуса;- оформление реализаций (отгрузок) в 1С;- контроль всего цикла документооборота по заказу: отслеживание подписания, получение оригиналов, своевременная передача в бухгалтерию; работа в 1С и учёт контрагентов:- внесение новых заказчиков в 1С (заполнение реквизитов, карточек контрагентов);- актуализация и изменение реквизитов существующих заказчиков;- контроль сроков согласования договоров (внутренние процедуры); отчётность и контроль:- формирование отчёта по дебиторской задолженности (внесение данных об оплатах и переносах на основе информации от менеджера);- сверка данных по оплатам и отгрузкам; тендеры и закупки:- подготовка пакетов документов для участия в тендерах, аукционах и конкурсных процедурах;- мониторинг и анализ закупок по заказчикам через электронные торговые площадки; подготовка и актуализация документации по специальным видам контрактов (с особыми требованиями к отчётности); формирование сопроводительных документов и закрывающих актов по таким контрактам. Требования: опыт работы от 1 года в документообороте, бухгалтерии первички, на складе или в коммерческом отделе производственной компании; уверенное владение 1С:Предприятие (заведение контрагентов, формирование счетов, проведение реализаций) — обязательный навык; хорошее знание Excel (сводные таблицы, ВПР, фильтры); знание форм первичных документов: ТОРГ-12, УПД, счета-фактуры, акты; внимательность к деталям — ошибки в документах недопустимы; умение работать с несколькими задачами одновременно и соблюдать дедлайны; грамотная письменная речь (много переписки с контрагентами и внутри компании); будет преимуществом:- опыт подготовки тендерной документации;- работа на электронных торговых площадках (Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, ЕЭТП);- опыт работы с контрактами, требующими особого контроля документооборота. Условия: официальное оформление по ТК РФ с первого дня; режим работы: понедельник – пятница с 8:30 до 17:30 выходные - суббота, воскресенье; место работы: офис на территории производственного предприятия (Великий Новгород); заработная плата: оклад 50 000 рублей.