Бизнес ассистент / офис менеджер (ИТ-компания)
Описание
Формат работы: офисГрафик: полный рабочий день, нормированный, гибрид (среда удаленный день) О компании:Мы — компания в ИТ-секторе, развивающая технологические продукты. Работаем в динамичной среде, где важны системность, ответственность и умение доводить задачи до результата. Ключевые навыки -Организаторские способности и умение работать в режиме многозадачности. -Грамотная устная и письменная речь. -Деловая коммуникация. -Ответственность и внимательность к деталям. -Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, Outlook, Google Docs). -Умение быстро искать и анализировать информацию. -Навыки работы с современными AI-инструментами (ChatGPT и аналогами) будут преимуществом. Чем предстоит заниматься 1. Административная поддержка руководителя -Выполнение организационных поручений руководителя. -Подготовка презентаций, отчетов и различных материалов. -Поиск информации 2. Офис-менеджмент -Обеспечение офиса всем необходимым (канцелярия, вода, хозяйственные товары). -Контроль остатков расходных материалов. -Взаимодействие с поставщиками офисных услуг. 3. Документооборот -Регистрация входящей и исходящей корреспонденции. -Работа с первичной документацией (счета, акты, договоры). -Сканирование, систематизация и архивирование документов. -Передача документов в бухгалтерию и контроль их возврата. -Подготовка документов по утвержденным шаблонам. -Контроль подписания договоров и внутренних документов. 4. Взаимодействие с сотрудниками -Помощь сотрудникам в решении организационных вопросов. -Информирование коллектива о внутренних изменениях, приказах и корпоративных новостях. -Координация процессов согласования отпусков, командировок и иных внутренних процедур. -Контроль исполнения отдельных поручений руководителя и напоминание ответственным о сроках. 5. Маркетинг и мероприятия -Подготовка новостей и публикаций для корпоративного сайта с использованием AI-инструментов (ChatGPT и др.). -Размещение материалов на сайте и помощь в ведении корпоративных информационных ресурсов. ( есть специалисты кто обучит и расскажет как делать) -Подготовка компании к участию в конференциях и выставках. -Взаимодействие с организаторами мероприятий, подрядчиками и дизайнером. -Подготовка рекламных материалов, и презентаций. Мы ожидаем: -Высшее образование. -Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя или офис-менеджером от 3 лет. -Уверенное владение Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) и Google Workspace. -Грамотную устную и письменную речь. -Высокий уровень самоорганизации. -Умение самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции. -Желание развиваться и внедрять современные инструменты автоматизации. -Опыт использования ChatGPT или других AI-инструментов будет преимуществом. Что мы предлагаем: -Интересные задачи без рутины. -Возможность работать с современными AI-инструментами. -Возможность профессионального роста до операционного менеджера или руководителя административного направления. -Молодую команду и комфортный офис.