Ведущий специалист отдела делопроизводства и контроля

Описание

Обязанности: организует прием посетителей начальником Управления и его заместителями; выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником Управления и его заместителями; осуществляет сбор необходимых документов; оповещает участников совещания или заседания о времени, месте их проведения, повестке дня; осуществляет регистрацию участников совещания, заседания; ведет протоколы оперативных совещаний; осуществляет подготовку планов оперативных совещаний по текущим вопросам Управления и материалов по их исполнению; получает необходимые начальнику Управления и его заместителям сведения от структурных подразделений Управления или исполнителей, вызывает по их поручению работников; организует телефонные переговоры начальника Управления и его заместителей, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие начальника Управления и его заместителей принятые сообщения и доводит до их сведения их содержание; передает и принимает информацию по приемно–переговорным устройствам. Осуществляет их учет в специальном журнале; выполняет по указанию начальника Управления и его заместителей машинописные работы с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на персональном компьютере; принимает документы на подпись начальнику Управления и передает их после рассмотрения специалисту отдела, отвечающего за организацию делопроизводства; обеспечивает рабочее место начальника Управления канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие их эффективной работе; следит за состоянием персонального компьютера и соблюдает при работе с ним требования по эксплуатации и технике безопасности; по поручению начальника отдела осуществляет подготовку документов, связанных с делопроизводством Управления; осуществляет приём обращений (запросов), поступающих в Форме электронного документа на официальный адрес электронной почты Управления; осуществляет подготовку и оформление приказови распоряжений начальника Управления по основной деятельности, внесение в них изменений. осуществляет регистрацию приказов (распоряжений) Управления в соответствующих журналах учета, передачу копий приказов (распоряжений) адресатам в соответствии с указателем (расчетом) рассылки на бумажном носителе или в электронном виде в течение пяти рабочих дней с даты регистрации приказа; осуществляет уничтожение бланков писем и распорядительных документов с изображением Государственного герба Российской Федерации в Управлении, контролирует их использование; регистрирует исходящую корреспонденцию; участвует в экспертной оценке сроков хранения и ценности документов. выполняет иные поручения и указания начальника отдела в пределах компетенции отдела; соблюдает положения Кодекса этики и служебного поведения федеральных государственных гражданских служащих аппаратов районных (городских) и гарнизонных военных судов, Управления Судебного департамента в Челябинской области; Требования: На должность ведущего специалиста назначаются лица с высшим образованием. Условия: В соответствии с Федеральный законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.