Координатор корпоративного документооборота и офисных процессов

Описание

Компания ООО «МТ Машинери», занимающаяся поставками и сервисным обслуживанием металлообрабатывающего оборудования приглашает в команду системного и внимательного специалиста, который возьмет на себя ведение и контроль документооборота и обеспечит бесперебойную работу офиса. Ключевая цель должности: Обеспечение бесперебойного документооборота по договорам поставки оборудования, преддоговорной документационной работе и комплексная административная поддержка работы подразделений компании. Чем предстоит заниматься: Блок 1. Договорной документооборот (Основной функционал): Формирование документов, контроль и сопровождение документооборота по договорам поставки оборудования (взаимодействие с коммерческим отделом, сервисной службой, юристом, тех. директором и руководством). Регистрация, учет и своевременное распределение входящей и исходящей корреспонденции (электронная почта, Почта РФ, курьерские службы) по исполнителям. Контроль сроков исполнения документов и получение обратной связи от контрагентов. Блок 2. Деловая переписка и коммуникации: Написание и подготовка официальных писем, уведомлений и обращений к существующим и потенциальным клиентам, контрагентам, надзорным органам на основе тезисов от руководителей (Генеральный директор, Исполнительный директор, Технический директор, Юрист, Финансово-бухгалтерская служба отдел и др.), участие в подготовке ТКП для потенциальных клиентов. Корректное оформление документов, соблюдение конструктива при подготовке документов: чёткий, логичный и стандартизированный подход от структуры документа до мелочей оформления. Отправка подготовленной документации и контроль получения ответов. Прием и маршрутизация входящих телефонных звонков. Блок 3. Логистика и складской учет: Взаимодействие с курьерскими службами по доставкам на склад ТМЦ. Приемка грузов только по количеству мест, фиксация факта получения и оперативное информирование внутренних получателей (менеджеров, координатора сервиса и др.). Блок 4. Административная и тревел-поддержка: Организация командировок по утвержденным в компании регламентам в части поиска и покупки ж/д и авиабилетов, бронирования гостиниц. Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцелярских товаров, хоз. нужд). Наши требования: Вашим преимуществом будет наличие среднего профессионального, либо высшего юридического или филологического образования, либо реализованный опыт в должности с аналогичным функционалом не менее 2 лет (мы считаем, это поможет сотруднику в понимании специфики договорной работы и будет способствовать умению читать сложные документы и грамотно составлять официальные письма). Опыт работы в делопроизводстве, документационном обеспечении или на позиции помощника руководителя/юриста-делопроизводителя от 2-х лет. Исключительная грамотность (устная и письменная), умение составлять структурированные официальные письма. Системность, внимательность к деталям, умение работать с большим объемом разнородной информации, в том числе технической направленности. Навыки работы с Битрикс 24 и с системами электронного документооборота будут вашим преимуществом. Готовность к многозадачности и переключению между интеллектуальными задачами (работа с договорами) и административными (офис, логистика). Мы предлагаем: Стабильную работу в компании, занимающейся поставками металлообрабатывающего оборудования. Работу в комфортном, оборудованном офисе с дизайнерским ремонтом, в бизнес-центре с прекрасной транспортной доступностью. В офисе предусмотрено место для отдыха и приема пищи, вкусные чаи, кофе. В Бизнес-центре есть столовая и несколько кофеин. Официальное трудоустройство, график работы пн. - пт., с 9-00 до 18-00. Уровень заработной платы обсуждается с кандидатами после рассмотрения резюме и проведения собеседования. В компании предусмотрены годовые премии по итогам работы. После прохождения испытательного срока – подключение к программе ДМС (расширенная программ со стоматологией), корпоративное обучение, возмещение расходов на сотовую связь.