Бизнес-ассистент

Описание

Обязанности: Регистрация и управление общефирменными приказами, ведение внутренней уставной документации, работа с архивом, оформление приказов о направлении в командировку, командировочных удостоверений. Ведение протоколов совещаний. Отправление почтовой корреспонденции, контроль расходов на почтовую корреспонденцию, поддержание договоров Организация визитов гостей: бронирование гостиниц, организация трансферов. Организация представительских расходов, фуршетов и деловых обедов для клиентов и руководства и работа с соответствующим документооборотом. Организация внутренних мероприятий, церемоний, праздников, акций по защите окружающей среды, социальных и благотворительных акций, мотивационных и командообразующих мероприятий для сотрудников. Подготовка приказов на списание расходов, связанных с организацией мероприятий, вручением поощрительных подарков сотрудникам и т.п., своевременное предоставление финансовых документов, связанных с организацией мероприятий, закупкой подарков и пр. в бухгалтерию. Помощь сотрудникам в организации деловых поездок, обеспечение соответствующего документооборота, своевременное предоставление в финансовый отдел документов, связанных с затратами на деловые поездки сотрудников. Заключение и продление сроков договоров с гостиницами, поставщиками, оказывающими услуги по организации поездок. Визовая поддержка сотрудников. Организация закупок подарков сотрудникам, канцелярских товаров, иных сопутствующих товаров или услуг в связи с проведением поощрительных мероприятий или проектов отдела. Анализ и планирование расходов на услуги по организации питания для сотрудников. Взаимодействие с поставщиком услуг по организации питания по текущим вопросам. Оказание необходимой поддержки высшему руководству. Организация нотариального заверения документов, организация переводов и их сверка Организация и поддержка проектов и инициатив в рамках задач и приоритетов, установленных руководством, выполнение иных задач и поручений, определенных руководством. Требования к должности: Образование: Высшее Знание ПК: Уверенное владение пакетом программ MS Office Опыт работы: От 1 года в области поддержки административной деятельности компании Личностные качества: Аналитическое мышление, умение работать в команде, инициативность, ориентированность на результат и качество. Условия: Оклад + годовая премия; ДМС; расширенный соц. пакет; дотация на питание; доставка на работу по г. Тимашевск.