Специалист по документообороту
Описание
Компания ООО "ДИНЕКС" ищет исполнительного и ответственного специалиста по документообороту для долгосрочного сотрудничества. ООО «ДИНЕКС» активно развивается в сфере грузовых перевозок с 2016 года. За эти годы мы успели завоевать доверие крупнейших российских компаний-производителей и сетевых ритейлеров, которые сотрудничают с нами на постоянной основе. Основные обязанности: 1. Работа с входящей корреспонденцией и ЭДО: Мониторинг почтовых ящиков и систем ЭДО (СБИС, ДИАДОК); Обработка писем от перевозчиков, экспедиторов и заказчиков; Сортировка и фильтрация входящей почты; Оперативное информирование менеджеров о критических ситуациях. 2. Приём и учёт документов: Приём документов через email, ЭДО, мессенджеры; Проверка вложений и регистрация в системе «Умная логистика» (с указанием номеров, дат, перевозчиков, заказов). 3. Проверка документов: Контроль комплектности (ТРН, акты, доверенности, счета, УПД и др.); Проверка корректности заполнения (реквизиты, печати, подписи); Сверка данных с транспортными заявками и тарифами; Расчёт сумм к оплате, включая дополнительные услуги. 4. Взаимодействие с контрагентами: Уведомление перевозчиков об ошибках и запрос исправленных документов; Переписка по вопросам документооборота; Согласование с менеджерами и руководством. 5. Планирование и контроль платежей: Формирование и обновление платёжного календаря; Контроль сроков поступления актов и оплаты; Предотвращение штрафных санкций. 6. Подготовка и проведение платежей: Проверка финансовых документов (акты, счета, УПД, путевые листы); Сверка сумм с договорами и заявками; Подготовка заявок на оплату и служебных записок; Формирование платёжных поручений в 1С; Отправка платежей и ведение платёжного календаря. 7. Оформление закрывающих документов для клиентов: Подготовка счетов‑фактур, УПД, актов, ТН, ТТН, CMR; Заполнение реквизитов по законодательству и требованиям заказчиков; Отправка документов (email, ЭДО, почта, курьер); Регистрация в учётной системе и архивация. 8. Отчётность и взаимодействие с отделами: Передача документов в бухгалтерию (раз в месяц); Координация с логистикой, бухгалтерией, клиентским сервисом; Подготовка отчётов о платежах и задолженности; Консультирование сотрудников и клиентов по документам. Требуемые навыки: Приветствуется опыт работы в сфере логистики; Работа с системами ЭДО (СБИС, ДИАДОК); Владение 1С и учётной системой «Умная логистика»; Знание требований к оформлению первичных и закрывающих документов; Умение сверять данные и выявлять расхождения; Навыки деловой переписки и взаимодействия с контрагентами. Условия и преимущества: Официальное трудоустройство Зарплата 60 000 График работы 5/2, с 9:00 до 18:00 Уютный офис и дружелюбная команда профессионалов Работа в стабильной компании, которая ценит своих сотрудников. Присоединяйтесь к нам и станьте частью команды, которая движет бизнес вперёд!