Главный специалист по документообороту (с функциями офис-менеджера)
Описание
«Original group» — холдинг, осуществляющий финансирование, разработку, вывод на рынок и развитие высокотехнологичных продуктов и сервисов в отрасли маркировки продукции. Мы в поиске главного специалиста по делопроизводству с функциями офис-менеджера. Задачи: Полный цикл входящей и исходящей корреспонденции: Прием, регистрация, учет и распределение входящих писем по исполнителям. Подготовка, оформление, подписание у руководителя и отправка исходящих документов (почта России, курьерские службы, ЭДО). Контроль возврата оригиналов от контрагентов. Внутренний документооборот и распорядительная документация: Ведение и контроль делопроизводства компании. Организация маршрутов согласования и подписания внутренних документов. Взаимодействие с курьерскими и экспедиторскими компаниями по вопросу доставки корреспонденции и мелких посылок: оформление заявок, контроль баланса в личных кабинетах, отправка корреспонденции. Работа с ЭДО: Взаимодействие с контрагентами через системы ЭДО (обмен юридически значимыми документами). Сканирование, систематизация и хранение электронных версий документов. Учет и контроль первичной документации: Контроль поступления, подписания и отправки первичной документации и УПД (универсальных передаточных документов). Архивирование документов. Систематизация, разбор и сканирование документов заказчиков. Регистрация документов в 1с: Заведение полученных от поставщиков документов в 1с Подача заявлений на Госуслугах: Оформление заявлений в ЛК Госуслуг и ЛК Налогоплательщика ЮЛ. Архивное делопроизводство и систематизация: Формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Обеспечение сохранности оригиналов, подготовка описей, подготовка в архив. Подготовка командировок: Заказ билетов, жилья, сбор документов для оформления авансовых отчетов, отслеживание остатка в ЛК агрегаторов для оформления командировок и оформление заявок на пополнение ЛК. Организационные вопросы: Консультирование сотрудников по вопросам документооборота. Взаимодействие с Арендодателем по вопросам согласования заявок, продления договоров аренды, заказа пропусков для сотрудников и гостей. Требования: Опыт работы в делопроизводстве от 3 лет. Знание правил оформления документов , номенклатуры дел и сроков хранения. Опыт работы с ЭДО (СБИС/Диадок/1С ДО). Опыт работы с УПД и первичной документацией. Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel), 1С. Опыт организации отправки корреспонденции (Почта России, курьерские службы). Внимательность, ответственность, системность, стрессоустойчивость. Мы предлагаем: Оформление согласно ТК РФ в ИТ-аккредитованную компанию, соц. пакет (оплачиваемые больничные, отпускные и т.д.); Полностью "белую" заработную плату в зависимости от ваших компетенций; Работа с пн. по пт. с 10-00 до 19-00 , пятница до 18-00; Офис по адресу г. Ижевск ул. 10 лет октября 53 (БЦ Эльгрин); Возможность роста и развития; Приобретение новых знаний, навыков и умений; Корпоративные мероприятия.