Руководитель секретариата

Описание

Чем предстоит заниматься: Организация, поддержка и контроль работы Подразделения, обеспечение взаимозаменяемости сотрудников; Разработка внутренних документов в части взаимодействия сотрудников Центра бизнес-поддержки, определения стандартов функции; Управление командой: подбор и адаптация новых сотрудников, разработка и внедрение программ развития и мотивации сотрудников, регулярная оценка эффективности (KPI сотрудников Центра); Разработка, внедрение и актуализация тревел-политики компании, обеспечение единых подходов и правил оформления командировочных расходов во всех ЮЛ компании; Управление бюджетом на командировочные расходы: контроль соблюдения лимитов, исполнения бюджетов на командировки, формирование предложений по оптимизации годового тревел-бюджета; Проведение регулярных тендеров (в рамках действующих в компании процедур) по выбору основного и резервного поставщиков; Участие в разработке (формирование бизнес-требований) к автоматизированной системе оформления служебных командировок // администрирование системы Формирование регулярной аналитической отчетности (анализ структуры расходов / выявление лидеров командировок / превышения установленных в компании лимитов и пр). Наши пожелания к кандидатам: Навыки в разработке и внедрении тревел-политики, описании действующих бизнес-процессов и формировании требований к целевому тревел-процессу, управление бюджетом на командировки, контроль лимитов на проживание и формирование предложений по оптимизации расходной составляющей тревел-процесса, взаимодействие с контрагентами и опыт заключения договоров, участие в организации тендерных процедур; Организация процесса административного сопровождения руководителей, навыки подбора, адаптации, обучения и мотивации бизнес-ассистентов, взаимодействие с руководством компании в части сбора требований к кандидатам и получения регулярной обратной связи о результатах работы помощников, обеспечение взаимозаменяемости бизнес-ассистентов и выстраивание бесперебойной поддержки руководителей; Участие в разработке процессной модели по функции бизнес- и тревел-поддержки, разработка показателей эффективности тревел-менеджеров и бизнес-ассистентов. Личные качества: Стрессоустойчивость; Умение работать в режиме многозадачности; Знание делового этикета; Грамотная устная и письменная речь; Клиентоориентированность; Готовность обеспечивать высокий уровень сервисных направлений тревел- и бизнес-поддержки; Самостоятельность в принятии решений. Мы предлагаем: Доступ к современным AI-инструментам; Работу в стабильной и активно развивающейся компании – лидере инвестиционного рынка; Современный стек технологий, амбициозные проекты, возможность профессионального развития; Расширенную программу ДМС с первого месяца работы (стоматология, страхование жизни, страхование выезжающих за рубеж, психолог, телемедицина, возможность подключить родственников к программе ДМС по корпоративным тарифам).