Администратор проектов

Описание

Обязанности: Документооборот и договорная работа: оформлять договоры, допсоглашения, сопроводительные документы, коммерческие предложения, отчёты, протоколы совещаний, реестры замечаний; подготавливать, согласовывать, загружать и отправлять документы по ЭДО. Организация коммуникаций и совещаний: планировать и организовывать совещания и онлайн‑встречи, формировать повестки, вести протоколы, фиксировать решения и поручения, контролировать их исполнение, настраивать доступы и обеспечивать обмен файлами между участниками. Управление задачами и сроками: вести календарные планы и контрольные даты, отслеживать отклонения и риски срыва сроков, актуализировать статусы задач в трекере, собирать еженедельные отчёты от исполнителей, формировать сводную отчётность по проектам. Координация участников проекта: обеспечивать взаимодействие между производством, заказчиком, подрядчиками и согласующими органами; управлять потоками входящих запросов, фильтровать и маршрутизировать задачи, вести реестр обращений и замечаний. Работа с проектной документацией: регистрировать, систематизировать и хранить документы, обеспечивать версионность файлов, организовывать структуру папок и правила именования файлов (в т. ч. в облачных хранилищах и системах документооборота). Подготовка материалов для согласований и презентаций: собирать исходные данные для буклетов, моделей и презентаций, помогать в подготовке демонстрационных материалов (скриншоты, схемы, экспликации, ТЭП), проверять полноту и читаемость данных, при необходимости готовить простые схемы, таблицы и графики, сводить данные из разных источников. Контроль согласований и замечаний: вести реестр замечаний (от заказчика, согласующих органов, экспертизы), распределять их по исполнителям и контролировать снятие; отслеживать статусы согласований, напоминать ответственным о сроках, фиксировать результаты. Требования: порядок работы в сервисах «Контур Экстерн», «Контур Диадок», «Битрикс24»; процедура выставления счетов, оформления УПД и актов; правила составления типовых договоров подряда, приложений к ним и коммерческих предложений; методы обработки информации и коммуникации с применением современных технических средств; основы этики делового общения; требования к подготовке материалов для согласований (в т. ч. АГР, буклеты, цифровые и 3D‑модели) — по части сбора, структурирования и передачи исходных данных, а также правила ведения проектной документации; принцип календарно‑сетевого планирования и контроля сроков. грамотная устная и письменная речь; продвинутое владение MS Office. Условия: удаленная работа, в часовом поясе Москва полная занятость адаптация, наставничество и условия для карьерного роста оформление по ТК РФ