Администратор

Описание

Наш клиент - западная фармацевтическая компания, в поиске Специалиста по приему посетителей. Основные обязанности: Прием посетителей Приветствие и предоставление общей информации посетителям офиса с улыбкой и доброжелательностью Оформление заявок на посещение офиса в управляющей компании. Выдача памяток по безопасности и сбор подписей об ознакомлении Создание комфортной атмосферы для посетителей: предоставление кофе, чая, воды, сухофруктов, орехов Помощь посетителям в организации встречи с нужными сотрудниками Работа с телефонными звонками Прием и распределение входящих звонков Передача информации о препаратах от потребителей Информирование сотрудников о пропущенных звонках Отсеивание спам-звонков и направление коммерческих предложений на корпоративную почту Обработка звонков от государственных органов, кандидатов и сотрудников компании Соблюдение телефонного этикета Работа с входящей корреспонденцией Консультирование пользователей по работе с личным кабинетом курьерской компании Администрирование личных кабинетов внутренних пользователей Проверка правильности заполнения электронных заявок на курьера и печать накладных Рассылка ежемесячных реестров отправок на проверку внутренним пользователям Обработка входящей корреспонденции и информирование адресатов Обработка специальных заявок для отправки в государственные органы (штатный курьер) Административная поддержка Управление пропускным режимом: оформление постоянных и одноразовых пропусков для сотрудников, посетителей и курьеров во внутренних системах контроля доступа Организация парковки для сотрудников и посетителей Обработка заявок на внос/вынос имущества, проведение работ и бронирование переговорных комнат Подготовка переговорных комнат к встречам: уборка посуды, предоставление канцелярских принадлежностей, настройка освещения и кондиционера Актуализация информации между управляющей компанией и "Берингер Ингельхайм": сбор подписей, печати, сканы документов Работа с электронной почтой: обработка входящих писем, рассылки, создание шаблонов и перенаправление писем ответственным сотрудникам Поддержка офисных процессов Контроль сроков годности и обновление препаратов в аптечке Установка автоответчика на рабочем телефоне в праздничные дни Обслуживание кофемашины и посудомоечной машины Заказ расходных материалов (ланьярды, кармашки для пропусков и т.п.) Поддержка почтовой комнаты в перерывах Участие в пожарных эвакуациях здания (контроль списков эвакуирующихся, обеспечение выполнения внутренних требований и требований от здания) Оформление и создание новых документов и актов на подписание во внутренних системах Контроль заполнения документов по охране труда Рассылка штрафов и составление сводной таблицы по должникам Требования: Опыт работы: от 1 года на аналогичной позиции (ресепшен или административная функция в крупной компании) Образование: неполное высшее или высшее Навыки: знание ПК, уверенный пользователь Microsoft Office, английский язык на уровне Intermediate, телефонный этикет Языковые навыки: английский язык на уровне Intermediate Личные качества: вежливость, коммуникабельность, внимательность к деталям, ответственность, способность работать с большим объемом информации. Организационные способности: умение управлять несколькими приоритетами и поддерживать административные функции