Администратор проектов

Описание

В настоящий момент у нас открыта вакансия Администратор проектов Чем предстоит заниматься: 1. Документооборот и управление документами: контролировать полный цикл создания, согласования и оформления проектной документации (договоры, доп. соглашения, спецификации, акты, накладные) в соответствии с регламентами компании; организовывать подписание, визирование и регистрирование документов; формировать и вести архив проектной документации (сканирование, оцифровка, категоризация файлов); следить за соблюдением требований к оформлению корпоративных документов. 2. Администрирование бюджетов и финансовых расчётов: готовить проекты бюджетов на закупки, организацию встреч и командировки; вести учёт расходов по проекту (таблицы «План‑Факт»), контролировать соответствие фактических затрат плановым; готовить и рассылать счета контрагентам, отслеживать сроки оплаты; взаимодействовать с финансовым отделом и бухгалтерией по авансовым отчётам, оплатам подрядчиков и иным финансовым вопросам. 3. Организационно‑хозяйственное обеспечение: организовывать проектные совещания, переговоры и собрания (бронирование переговорных, настройка видеосвязи, оповещение участников, ведение протоколов при необходимости); обеспечивать проведение выездных мероприятий (логистика: билеты, гостиницы; оформление пропусков для специалистов); контролировать своевременную оплату ресурсов, необходимых для работы команды (серверы, сервисы, лицензии ПО); обеспечивать офис материальными ресурсами (канцелярия, бытовая техника, чай/кофе и т. п.); организовывать питание команды и мероприятия для партнёров (кофе‑брейки, обеды, подарочные программы). 4. Информационное обеспечение и работа с базами данных: поддерживать актуальность структуры общих рабочих папок и серверов хранения данных; контролировать заполнение проектных данных в корпоративных системах управления (журналы задач, реестры платежей, календари); разрабатывать и обновлять шаблоны документов для внутреннего использования; настраивать и сопровождать права доступа к базам документов и проектным ресурсам для участников проекта. 5. Взаимодействие и коммуникация: самостоятельно готовить презентационные и отчётные материалы (сбор данных, структурирование информации, оформление слайдов); взаимодействовать с внешними сторонами: заказчиками, ключевыми партнёрами, подрядчиками. Что нам важно: Продвинутое владение ПК: MS Excel (сводные таблицы, графики, сложные формулы), MS Word (работа с шаблонами и форматированием), PowerPoint (подготовка структурированных презентаций), 1С. Делопроизводство: опыт подготовки и согласования договоров, актов, спецификаций, счетов и накладных. Организационные навыки: опыт решения логистических задач (командировки, билеты), организация переговорных комнат и видеосвязи. Основы работы с бюджетом: понимание принципов формирования смет, учёта и контроля платежей. Желательно: Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД). Базовые знания об ИТ‑проектах и жизненном цикле ПО. Личные качества: Внимательность к деталям (минимизация ошибок в текстах и цифрах). Системность (умение структурировать большие объёмы информации). Коммуникабельность и грамотная деловая речь (письменная и устная). Многозадачность (способность одновременно вести несколько параллельных задач). Самостоятельность и ответственность (умение доводить задачи до результата). Что мы предлагаем: Аккредитованная IT компания. Заряженная и опытная команда профессионалов. Комфортный офис в дизайнерском бизнес-центре Neo Geo с теннисным кортом внутри и развитой инфраструктурой. Поддерживаем инициативы обучения и сертификации за счёт компании. Даем возможность профессиональной самореализации, решение сложных и нестандартных задач. Официальное трудоустройство согласно ТК РФ и социальные гарантии. Гибкое начало рабочего дня с 08 (10) до 17 (19), full time офис. Сокращенный рабочий день в пятницу. Медицинское обслуживание в частной клинике по системе депозита от работодателя. Активная корпоративная жизнь.