Менеджер по документообороту (с функциями персонального ассистента)

Описание

Мы ищем человека, который станет ключевой опорой команды ювелирного бренда и возьмет на себя полный цикл документооборота с подрядчиками, а также административную поддержку генерального директора. Чем предстоит заниматься: Полностью сопровождать документооборот с контрагентами: подготовка, согласование, оформление и контроль движения документов; Вести электронный документооборот (ЭДО), контролировать своевременное подписание документов; Сопровождать договоры, дополнительные соглашения, приложения и другие юридические документы; Заводить новых контрагентов и контролировать прохождение документов через все этапы согласования; Взаимодействовать с юридическим отделом, бухгалтерией, финансовой службой и другими подразделениями, чтобы документы своевременно проходили согласование; Контролировать получение закрывающих документов, полноту комплекта и корректность оформления; Работать в 1С/ERP, обеспечивать корректность данных и сопровождение документов в системе; Контролировать взаиморасчеты совместно с бухгалтерией; Запрашивать недостающие документы у контрагентов и сопровождать их до полного закрытия процесса; Выполнять административную поддержку руководителя: вести календарь, организовывать встречи, контролировать выполнение поручений, напоминать о важных задачах и помогать в ежедневной организации рабочего процесса; Подготавливать отчеты и материалы по запросу руководителя. Что мы ожидаем: Опыт работы в документообороте, административной поддержке или на аналогичной позиции; Практический опыт сопровождения договорной документации; Уверенное владение 1С, ERP, Excel и системами электронного документооборота; Опыт взаимодействия с бухгалтерией, финансовыми и юридическими подразделениями; Умение самостоятельно контролировать большое количество задач и доводить их до завершения; Высокий уровень ответственности, организованности и внимательности к деталям; Развитые коммуникативные навыки и умение выстраивать эффективное взаимодействие с коллегами и подрядчиками; Умение работать в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты и соблюдать сроки. Что мы предлагаем: Официальное трудоустройство по ТК РФ; График работы 5/2 с 9:00 до 18:00; ДМС после 6 месяцев работы; Программу лояльности Best Benefits — скидки на питание, спорт, обучение, путешествия, развлечения и множество других сервисов; Работа в современном офисном центре класса А (БЦ "Зенит-Плаза") в районе ст. метро "Щукинская" и ст. метро "Строгино" (10-15 минут на корпоративном автобусе; Возможности для профессионального роста, расширения зоны ответственности и развития внутри компании.