Junior Event Manager / Координатор музейных проектов
Описание
Ищем Junior Event Manager / координатора проектов в команду музея. Это позиция для человека, который хочет развиваться в арт-менеджменте, культурном и event-продакшне и работать с выставками, публичной программой, партнерскими проектами и специальными событиями. Вы будете помогать программному директору / куратору / продюсеру вести операционную часть проектов: держать сроки, документы, коммуникацию и подготовку событий под контролем. Главное: нам нужен человек, который не просто выполняет отдельные поручения, а помогает проектам случаться — вовремя и без потери деталей. Что нужно будет делать Вести несколько проектов одновременно: задачи, таймлайны, дедлайны, дорожные карты. Фиксировать договоренности, ответственных и следующие шаги, контролировать выполнение. Вести коммуникацию с подрядчиками, художниками, спикерами, партнерами и командой. Запрашивать сметы, материалы и документы. Работать с договорами, счетами и актами вместе с бухгалтерией и административной командой. Координировать подготовку мероприятий: подрядчики, оборудование, участники, логистика, тайминг. В день события помогать команде и оперативно решать организационные вопросы. Собирать и структурировать презентации, ссылки, тексты, фотографии и референсы. Искать необходимые ресурсы и подрядчиков, собирать варианты и предлагать решение. Вести общий трекер задач и заранее сообщать о рисках по срокам. Что для нас важно Самостоятельность и проактивность.Если нужно найти подрядчика, материал или оборудование, вы сначала самостоятельно разбираетесь в вопросе и приходите с вариантами решения. Умение расставлять приоритеты.Параллельно могут готовиться выставка, мероприятие и партнерский проект. Нужно уметь быстро переключаться, не теряя остальные задачи. Коммуникация.Вы можете самостоятельно запросить документы, уточнить срок, напомнить о задаче и довести переписку до результата. Вежливая настойчивость — часть этой работы. Внимание к деталям.Неработающая ссылка, неправильная дата, забытый акт или неподтвержденный подрядчик могут повлиять на весь проект. Понимание зоны ответственности.Если решение нужно найти — мы ждем инициативы. Если решение уже принято — важно быстро и качественно его реализовать без лишних согласований. Мы ожидаем грамотную письменную и устную речь; самоорганизацию и ответственность за сроки; умение самостоятельно искать информацию и быстро разбираться в новых задачах; способность структурировать большой объем информации; уверенную работу с Google Docs / Sheets / Slides или аналогами; готовность к более интенсивному ритму перед открытиями и мероприятиями; интерес к культурным проектам и event-продакшну. Будет преимуществом: опыт организации мероприятий, работы с подрядчиками, базовым документооборотом и брифами; опыт в event-агентстве, музее, галерее или другом креативном проекте. Большой опыт не обязателен. Важнее способность быстро учиться, ответственность и желание развиваться в профессии. Позиция подойдет тому, кто хочет дальше расти в сторону арт-менеджмента, продюсирования культурных проектов или event/project management и увидеть весь цикл проекта — от первых договоренностей до запуска события. Мы ищем не человека «на поручения», а координатора, который сможет постепенно брать на себя значительную часть операционной работы по проектам. Тестовое задание Представьте: через 3 дня открытие музейного мероприятия на 80 человек. На 11:00: подрядчик по оборудованию не прислал договор и счет; спикер задерживает финальную презентацию; в презентации для гостей не работает ссылка; фотограф просит время приезда и бриф; до завтра нужно найти и купить 15 метров ткани; бухгалтерия срочно просит уточнить реквизиты подрядчика; руководителю к 16:00 нужен статус проекта. Задание 1. Расставьте задачи по приоритету.К каждой коротко поясните логику. 2. Напишите: сообщение подрядчику по оборудованию; сообщение спикеру; короткий бриф фотографу. 3. Подготовьте статус для руководителя на 16:00:что сделано / что в работе / где есть риск / что требуется от руководителя. 4. Вы нашли подходящую ткань в трех магазинах. Что вы сделаете дальше, прежде чем писать руководителю? Ответ — одним документом. Красивое оформление не требуется. Нам важно увидеть, как вы расставляете приоритеты, коммуницируете и самостоятельно двигаете задачи к результату.