Секретарь

Описание

Обязанности: Обрабатывать входящие запросы — принимать звонки, фильтровать обращения, направлять их нужным людям. Вести документацию — создавать и оформлять служебные записки и протоколы. Проводить подготовку к встречам — заблаговременно собирать материалы к мероприятию, предупреждать других сотрудников о времени и месте встречи. Контролировать исполнение поручений — отслеживать, чтобы все задачи были выполнены в срок. Работать с письмами — отвечать на рутинные вопросы, помогать в подготовке официальной переписки, регистрировать письма других сотрудников и вносить их в системы. В области административно-хозяйственного обеспечения — организовывать снабжение офиса (заказ канцелярских принадлежностей, расходных материалов, офисной техники), контролировать состояние офисного оборудования, взаимодействовать с сервисными службами. В планировании и организации мероприятий — вести календарь руководителя, организовывать внутренние совещания, готовить деловые переговоры, планировать бизнес-поездки, организовывать корпоративные мероприятия. Организация приёма гостей, включая подготовку и подачу напитков. Требования: Квалификация: Среднее-профессиональное образование Требования к навыкам, умениям: Навык работы с персональным компьютером (ПК) / ноутбуком, Выполнение поручений, распоряжений, указаний руководителя, Ответ/прием звонков, Встреча/прием клиентов/покупателей/гостей, Обеспечение жизнедеятельности офиса, Взаимодействие со смежными/внутренними подразделениями, Заказ/обеспечение офиса канцелярией, Совершение исходящих звонков, Приготовление/организация чая/кофе, Отправка и получение корреспонденции, документов почтой, Выполнение поручений, распоряжений, указаний генерального директора/директора, Организация/планирование рабочего дня руководителя, Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя, Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя, Бронирование/заказ авиа и ж/д билетов, Сопровождение встреч/совещаний/переговоров, Организация работы приемной, Подготовка документов и материалов необходимых для работы руководителя, Отправка писем/документов курьерской службой, Организация телефонной и видео конференцсвязи Личностные качества: Ответственность , добросовестность, Коммуникабельность, Пунктуальность, Стрессоустойчивость, Грамотность, Доброжелательность, Многозадачность, интенсивность, Вежливость, Тактичность, дипломатичность Требования: Соблюдение офисного дресс кода Условия: Социальный пакет: Оплата транспортных расходов, стоимости бензина, Оплата аренды жилья Обучение: 0 дней