Секретарь - диспетчер

Описание

Диспетчер УК отвечает за: Отслеживание обстановки в области УК на обслуживаемой территории Прием сообщений и звонков от проживающего на обслуживаемой территории населения по проблемам в области УК Направление соответствующих специалистов и работников на устранение причин жалоб собственников Общий контроль за сроками и качеством выполнения заявок собственников Организацию необходимого взаимодействия между подразделениями и специалистами, занятыми в соответствующих работах Регистрацию актов выявления причин, вызвавших сбои в работе УК на обслуживаемой территории Взаимодействие с жильцами по их обращениям, касающихся сроков, качества и полноты выполняемых специалистами работ Информирование руководства по проблемным ситуациям в сфере УК Информирование профильных служб при возникновении ЧС на обслуживаемой территории Доведение до жильцов обслуживаемой территории актуальной информации по вопросам УК Ведение делопроизводства, документооборота (сканирование, печать, копирование, подшивание): Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением. Ведение электронной базы документов. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов. Контроль исполнения писем. Отправка и получение посылок и писем (Почтой России, СДЭК, Деловые линии) МCЭД, электронной почтой. Обработка входящих звонков, сообщений Встреча и сопровождение посетителей и гостей компании (помощь в навигации по офису и территории, чай/кофе) Взаимодействие с собственниками и подрядчиками. Ведение общих чатов Помощь руководителю в организации приема посетителей. Ведение графика руководителя. Ведение протокола совещаний Исполнение поручений от руководства. Опыт в аналогичной сфере приветствуется, как и знания в области юриспруденции и бухгалтерского учета. — Исполнительность, внимательность, ответственность, оперативность, пунктуальность, трудолюбие, стрессоустойчивость, доброжелательность, коммуникабельность. Умение работать в режиме многозадачности, широкий кругозор, грамотная устная и письменная речь. Работа с людьми Желание получать новые знания и навыки. Презентабельный внешний вид. Уверенное знание офисной работы на ПК: МS Wоrd, Ехсеl, РоwеrРоint, МСЭД, Документооборот 1С, электронная почта, мессенджеры, сканирование документов, поиск документов на ПК, поиск информации Условия: График работы 5-2 с 9-00-18-00. Уютный офис. Оформление по TK PФ. Стабильная заработная плата, возможность карьерного роста.