Специалист по документообороту / документовед
Описание
Приглашаем специалиста, который обеспечит единый порядок регистрации, движения, контроля и хранения документов Ассоциации предприятий индустрии детских товаров (АИДТ). АИДТ реализует общеотраслевые проекты с участием предприятий отрасли, органов государственной власти, экспертных и профессиональных организаций. Для нас важны точность, сохранность документов и возможность быстро восстановить историю их движения и исполнения. Основные задачи Документооборот • Централизованный приём и регистрация всех входящих документов АИДТ, включая документы, адресованные руководству, структурным подразделениям и отдельным направлениям деятельности Ассоциации. • Ведение единого журнала входящей корреспонденции, сканирование и размещение электронных копий, передача документов ответственным исполнителям. • Регистрация всех исходящих документов АИДТ и ведение единого журнала исходящей корреспонденции. • Отправка исходящих документов, в том числе с применением электронных государственных ресурсов; • Проверка комплектности и правильности оформления документов, фиксация отправки и хранение подтверждений направления. Внутренние и договорные документы • Регистрация приказов, распоряжений и иных внутренних документов. • Ведение договорного реестра, учёт договоров, дополнительных соглашений, приложений и закрывающих документов. • Контроль возврата подписанных экземпляров и сроков действия договоров. • Хранение оригиналов и электронных копий. Специалист контролирует оформление и комплектность документов, но не проводит их юридическую, финансовую или отраслевую экспертизу. Контроль исполнения • Постановка документов и поручений на контроль, фиксация сроков и ответственных исполнителей. • Мониторинг статуса исполнения, направление напоминаний и подготовка информации о приближающихся и нарушенных сроках. • Снятие документов с контроля после подтверждения исполнения. Электронный архив и хранение • Ведение электронного архива и реестров документов. • Систематизация бумажных и электронных документов, обеспечение быстрого поиска и предоставления документов. • Учёт выдачи и возврата оригиналов. • Формирование дел по утверждённой номенклатуре и подготовка документов к архивному хранению. Требования • Высшее или среднее профессиональное образование. • Опыт работы в делопроизводстве, документообороте или архивном сопровождении от 3 лет. • Знание правил регистрации, учёта, движения и хранения документов. • Опыт ведения входящей, исходящей и договорной документации. • Понимание порядка формирования дел и подготовки документов к хранению. • Уверенное владение Word и Excel; опыт работы с 1С, CRM, СЭД или иными системами электронного документооборота. • Грамотная устная и письменная речь. Будет преимуществом • Опыт работы в некоммерческой, общественной, отраслевой или проектной организации. • Опыт работы с документами органов государственной власти. • Опыт ведения договорных реестров, электронных архивов и большого объёма параллельных документальных потоков. Для нас важно • Внимательность к реквизитам и срокам, аккуратность и системность. • Ответственность за сохранность документов и умение определять приоритеты. • Соблюдение конфиденциальности и способность доводить документальный процесс до завершения. Мы предлагаем • Работу в общеотраслевых проектах с участием ведущих предприятий индустрии детских товаров и государственных органов. • Работу в финансово-юридическом блоке АИДТ. • Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня и полностью официальную заработную плату. • Заработную плату 115 000 рублей до вычета НДФЛ. • Офис в центре Москвы: м. «Октябрьская», Ленинский проспект, д. 9. • График 5/2, с 10:00 до 19:00, в пятницу до 17:00; офисный формат работы. • Возможность профессионального развития.