Офис-менеджер

Описание

Обязанности Контроль состояния офиса: поддержание чистоты, порядка и эстетичного вида помещений (включая переговорные, кухню, санузлы). Работа с клининговой службой и контроль качества Пропускной режим: заказ пропусков для новых сотрудников, оформление парковки Учет и заказ расходных материалов: канцелярия, хозтовары, продукты Делопроизводство и работа с корреспонденцией: контроль курьеров, распределение маршрутов, проверка исполнения организация экспресс-доставки (почта РФ, СДЭК) входящая/исходящая почта: прием, регистрация, сканирование, распределение по направлениям исходящая корреспонденция: подготовка писем к отправке, передача курьеру или Почте России. Организация командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц Встречи и переговоры: бронирование переговорных, заказ кейтеринга, подготовка канцелярии, встреча гостей Бюджетирование и финансовая отчетность: формирование бюджета на месяц/квартал/год по направлению АХО контроль расходов и остатков бюджета оформление заявок на оплату и контроль оплат (в 1С) Администрирование закупочных процедур: сбор потребностей, поиск поставщиков запрос коммерческих предложений и сравнение оформление необходимой закупочной документации (составление служебных записок, обоснование цены, подготовка договоров, ДС) согласование, передача заявок в отдел закупок, отслеживание статуса согласования. Прочие поручения руководителя: поиск информации, сбор данных, подготовка справок или презентаций (PowerPoint/Excel). Требования опыт работы: от 1 года на административных позициях уверенное владение MS Office, 1С коммуникабельность: умение поддерживать профессиональные отношения со всеми уровнями организации организованность: способность эффективно управлять множеством задач одновременно стрессоустойчивость: умение сохранять продуктивность в напряжённых ситуациях