Бизнес-ассистент компании/операционный помощник

Описание

Solergy (Солерджи) — технологическая компания, развивающая рынок шеринга солнечных электростанций в России.Компания растёт, систематизирует процессы и ищет бизнес-ассистента, который станет правой рукой руководителя и поддержкой всей команды — продаж, инженерии, строительства и эксплуатации. 📋 Обязанности 📩 Административное обеспечение офиса и жизнедеятельности компании Организация бесперебойной работы офисного пространства и логистика. Обеспечение офиса и склада всем необходимым: закупка канцелярии, воды, хозяйственных товаров, контроль оплаты аренды и коммунальных услуг. Встреча гостей, оформление пропусков, организация переговорных комнат. Приём, обработка и регистрация входящей/исходящей корреспонденции, контроль маршрутизации документов. Организация поездок, командировок и корпоративных мероприятий (бронирование билетов, отелей, трансферов, выбор площадок). Ведение календаря дней рождения сотрудников и партнёров, подготовка поздравлений и организация событийных активностей. 🗂️ Полный цикл документооборота и договорная работа Юридическое и документальное сопровождение деятельности компании. Ведение общего документооборота организации: регистрация, контроль подписания, систематизация и архивация документов (в т.ч. с использованием 1С и ЭДО). Подготовка и оформление договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ, сертификатов и сопутствующих бумаг с учётом юридических нюансов. Составление деловой корреспонденции, официальных писем, презентационных и маркетинговых материалов для внутреннего и внешнего использования. Ведение протоколов совещаний: фиксация ключевых решений, постановка задач, контроль исполнения поручений. 📌 Управление партнёрами, подрядчиками и внешними командами Координация внешних ресурсов и контроль качества услуг. Организация полного цикла взаимодействия с внешними партнёрами: подготовка документов, ведение переписки, координация встреч с руководством. Поиск, отбор и управление подрядчиками по различным направлениям (5+ направлений) — контроль выполнения работ от старта до финального результата Синхронизация задач между внешними командами, обеспечение бесшовного взаимодействия и соблюдение сроков. Координация работы с рекламными агентствами и участие в коммуникациях по продвижению (включая взаимодействие по платформе OZON в части ценовой политики и SEO-оптимизации). 📈 Операционная и управленческая поддержка (Project Management) Управление процессами, сроками и внутренней отчётностью. Распределение задач по команде и контроль исполнения дедлайнов; ведение календаря проектов, встреч и ключевых дат. Координация рабочих процессов между отделами (продажи, инженерия, стройка, эксплуатация) для обеспечения целостности проектов. Сбор, систематизация и интерпретация данных для подготовки аналитических отчётов по итогам работы компании (поддержка управленческих решений). Ведение отчётности по всем направлениям деятельности, подготовка сводных материалов и презентаций для руководителя и совещаний. Оптимизация системы учёта с целью ускорения формирования отчётности, сокращения рутинных операций и автоматизации процессов ежемесячного планирования. 💡 Персональная поддержка руководителя Администрирование задач и конфиденциальная работа первого лица. Подготовка материалов к внутренним и внешним совещаниям, встречам и переговорам. Работа с конфиденциальной информацией и документами ограниченного доступа. Выполнение организационных поручений, не вошедших в стандартные регламенты (включая ведение социальных сетей руководителя совместно с личным ассистентом). 👨‍💻 Технические задачи и IT-поддержка (в рамках компетенции) Обеспечение работоспособности цифровой и офисной инфраструктуры. Администрирование системы Bitrix 24: обеспечение стабильной работы, консультирование пользователей, устранение ошибок, доработка функционала под бизнес-задачи. Настройка и поддержка работоспособности пакета Microsoft Office для сотрудников, подключение и техподдержка офисного оборудования (принтеры, сканеры, техника для конференций). Администрирование серверного оборудования (настройка, техническое обслуживание, обеспечение безопасности и бесперебойной работы) — при наличии квалификации. Разработка чётких технических заданий для IT-специалистов и дизайнеров (внутренних и внешних) для исключения недопонимания и контроля результата. 🎯 Участие в HR-процессах (кадровая поддержка) Содействие в подборе, адаптации и развитии персонала. Участие в подборе сотрудников (в рамках компетенции): разработка и внедрение системы поиска, скрининга и адаптации новичков. Организация и проведение обучающих мероприятий для персонала, участие в разработке программ наставничества. Взаимодействие с сотрудниками по организационным вопросам, помощь в адаптации к внутренним регламентам. 📊 Требования Опыт работы ассистентом, офис-менеджером, координатором проектов или в административной роли (от 2 лет). Навык разработки регламентов, положений, блок-схем и презентаций. Опыт работы с договорами и подрядчиками (выбор, тендер, переговоры, контроль исполнения). Умение системно работать с большими объёмами информации. Грамотная письменная и устная речь, знание бизнес-этики. Самоорганизация, инициативность, умение расставлять приоритеты и работать в условиях многозадачности. Владение Excel / Google Sheets, CRM, офисными и облачными инструментами (Notion, Trello, Google Workspace) ⚡ Условия Работа в быстрорастущей компании, создающей новый рынок солнечной энергетики в России. Возможность влиять на процессы и участвовать в масштабировании бизнеса. Работа в офисе рядом с м.Калужская. Официальное оформление, стабильная зарплата и премии. Перспективы роста до операционного менеджера или исполнительного директора. 💰 Зарплата: от 120 000 ₽, обсуждается по результатам собеседования. 📩 Как откликнуться : Если вы заинтересованы в данной вакансии, начните свое сопроводительное письмо со слов «Я идеальный кандидат потому что ….. »